Solusi email alternatif pengganti Microsoft Outlook dan Exchange untuk perusahaan kecil dan menengah.

Di era globalisasi ini setiap perusahaan kecil dan menengah paling tidak harus memiliki komunikasi email untuk berkembang sebagai pemain perusahaan global. Beberapa perusahaan kecil dan menengah yang sudah memiliki domain name (contoh: http://www.PerusahaanAnda.com) masih menggunakan email gratisan seperti Yahoo!, Gmail maupun Hotmail.

Apa pengaruh dari penggunaan email gratisan jika perusahaan anda sudah memiliki domain name (contoh: http://www.PerusahaanAnda.com)?

1. Penggunaan email gratisan akan mencerminkan perusahaan anda tidak memiliki domain name.
2. Jika perusahaan anda telah memiliki domain name dan wesbite (situs) dan masih juga menggunakan email gratisan, hal tersebut mencerminkan kurangnya pengertian dan penguasaan IT (Informasi Teknologi).
3. Jika perusahaan anda telah memiliki domain name dan wesbite (situs) dan masih juga menggunakan email gratisan, hal tersebut mencerminkan komunikasi email hanya di kendalikan oleh satu atau dua orang saja.

Keuntungan dari singkronisasi email dan kalender (synchronize email and calendar) pada perusahaan kecil dan menengah.

Kebanyakan perusahaan menengah dan besar telah memiliki domain name dan website (situs), dan kebanyakan pula telah menggunakan email dengan domain name mereka sebagai media komunikasi elektronik (email) sebagai tanda perusahaan. Penggunaan email perusahaan dengan domain name perusahaan ibarat komunikasi dengan kop surat perusahaan yang resmi.

Microsoft outlook menguasai 90% pasar dari email klien yang digunakan di perusahaan menengah dan besar dan Microsoft Exchange menguasai 50% dari pada email exchanger pada server. Salah satu fungsi dari pada penggunaan Microsoft Exchange pada server adalah untuk mengatur singkronisasi email dan kalender (synchronize email and calendar) . Tanpa Microsoft Exchange email dan kalender yang digunakan di perusahaan anda tidak akan dapat ber-singkronisasi.

Microsoft Outlook Screenshot

Apakah sebuah perusahaan kecil menengah memerlukan fungsi singkronisasi email dan kalender? Kenapa tidak? Dengan fungsi singkronisasi email dan kalender perusahaan mendapatkan fungsi pengawasan, efektifitas dan efisiensi sebagai berikut:

1. Email dapat di simpan (back-up) agar email yang penting tidak begitu saja dapat hilang. Sebagai contoh: jika A sudah tidak bekerja lagi di perusahaan anda, maka komunikasi email A dengan pembeli atau supplier penting anda akan dapat di simpan (back-up) dan di tampilan kembali (recovery).
2. Email dapat di monitor, apakah email perusahaan anda di gunakan untuk hal di luar kepentingan perusahaan? Ingat email dengan domain name perusahaan anda adalah identitas dan reputasi anda, sama seperti penyalah gunaan kop surat perusahaan dapat berakibat fatal.
3. Kalender sebagai fungsi komunikasi pertemuan (meeting) yang efektif. Dengan mudahnya kita dapat membuat janji pertemuan dengan kolega dengan hanya melihat kalender aktifitas dan kesibukan mereka.

Jika suatu perusahaan kecil menengah ingin menerapkan fungsi seperti yang dimiliki oleh Microsoft Exchange pada server untuk mengatur singkronisasi email dan kalender (synchronize email and calendar) maka sekarang ada solusi alternatif, yaitu Google Application. Gratis 100 email account yang dapat di hosting di Google.

Google Apps Home Page Go to http://www.google.com/a

Google Apps Email Features Go to http://www.google.com/a/help/intl/en/admins/editions.html

Google Apps atau Google Applications dapat di kunjungi di http://www.google.com/a. Google apps menawarkan:

• Gmail dengan domain perusahaan anda, Google Calendar and Google Talk
• Google Docs, untuk menciptakan documents, spreadsheets and presentations

Pelajari Google Apps lebih lanjut untuk perusahaan anda di:

• Kunjungi Google Apps Home Page di http://www.google.com/a/help/intl/en/index.html
• Kunjungi Google Apps Full Features: http://www.google.com/a/help/intl/en/business/applications.html
• Kunjungi Google Apps Email Features: http://www.google.com/a/help/intl/en/admins/editions.html

Informasi mengenai Google Apps pada waktu tulisan ini di terbitkan adalah benar. Spesifikasi dapat berubah sewaktu waktu, harap kunjungi http://www.google.com/a untuk ke-akurasi-an informasi.

Jika anda bingung membaca tulisan saya ini, tidak mengapa, itu berarti anda bukan orang IT. Teruskan saja (forward) artikel saya kepada mereka. Jika belum mengerti juga, anda bisa memecat orang IT gadungan anda :).